Die Arbeitsfrage dieses Formats
Welche Wissensaufgabe soll ein Assistent lösen — mit welchen Quellen und welchen Zugriffsgrenzen? Ein internes Assistenzsystem soll die richtigen Informationen finden, ohne Zugriffsgrenzen zu verwischen. Gemeinsam definieren wir Quellen, Suchaufgaben, Ergebnisprüfung und einen begrenzten Pilot.
Wer teilnehmen sollte
Fachverantwortliche, Wissenseigentümer und IT. Entscheidend sind die Rollen, die den Anwendungsfall kennen, technische Voraussetzungen beurteilen oder über den nächsten Schritt entscheiden. Das Planungsformat umfasst 4–8 Personen. Bei abweichender Gruppengröße oder stark unterschiedlichen Kenntnisständen stimmen wir Aufbau und Aufwand vorab ab.
Vorbereitung und Arbeitsgrundlage
Die folgenden Unterlagen halten den Termin arbeitsfähig. Fehlende Angaben werden als Klärungsauftrag festgehalten. Benötigte Programme und Zugänge sind vorab zu vereinbaren; während des Workshops werden keine ungeklärten Produktivfreigaben vorausgesetzt.
- Beispiele typischer Fragen und der heute verwendeten Quellen.
- Übersicht der Dokumentverantwortlichen und relevanten Nutzerrollen.
- Bereinigte Beispiele aktueller, veralteter und widersprüchlicher Informationen.
- Geklärte Teilnahme von Fachbereich und IT; keine unkontrollierten Produktivzugriffe.
Agenda und vorgesehene Ergebnisse
Das Format umfasst 6 Stunden Netto-Arbeitszeit. Pausen kommen hinzu. Die Reihenfolge kann an die Aufgabe angepasst werden; Ziel und Ergebnisse werden vor Beauftragung festgelegt.
| Minuten | Arbeitsblock | Ergebnis |
|---|---|---|
| 30 | Aufgabe abgrenzen | Nutzer, Fragen und nicht erlaubte Auskünfte festlegen. |
| 60 | Quellen und Verantwortung | Aktualität, Freigabe und Rollen den Wissensquellen zuordnen. |
| 75 | Antwort- und Suchkonzept | Benötigte Belege, Quellenanzeige und Verhalten bei fehlendem Wissen entwerfen. |
| 75 | Grenz- und Rechtefälle | Rollenwechsel, fremde Anweisungen und unzulässige Fragen als Tests formulieren. |
| 75 | Pilot und Betriebsrahmen | Testmenge, Qualitätskriterien, Aktualisierung und Fehlerweg bestimmen. |
| 45 | Entscheidungen sichern | Voraussetzungen und nächste technische Prüfaufgaben festhalten. |
Eine konkrete Übung
Die Teilnehmer bearbeiten dieselbe Frage einmal mit aktuellen freigegebenen Unterlagen, einmal mit einer veralteten Fassung und einmal ohne zugelassene Quelle. Sie legen fest, wann der Assistent belegen, nachfragen oder die Antwort verweigern soll. Eine zweite Rolle besitzt weniger Rechte; ihr Ergebnis darf nicht einfach die Informationen der ersten Rolle übernehmen.
Ihre Unterlagen nach dem Termin
Die vereinbarten Ergebnisse werden konsolidiert und in einem nutzbaren Format übergeben. Die Nachbereitung umfasst den festgelegten Auftrag, nicht unbegrenzte neue Anforderungen. Neben Beschlüssen bleiben Annahmen und offene Punkte erkennbar.
- Abgegrenztes Assistenzszenario mit Nutzer- und Quellenrollen.
- Quelleninventar mit Freigabe und Aktualisierungsverantwortung.
- Testkatalog für Antworten, Nicht-Antworten und Berechtigungen.
- Pilotauftrag mit Qualitäts- und Betriebsfragen.
Weitere Formate
Die Textfassung bleibt für technische Workflows und KI-Arbeitsaufträge verfügbar.
Transfer in die Anwendung
Quellenverantwortliche prüfen das Inventar. Die IT bewertet die vorgesehenen Zugriffswege. Erst nach Klärung dieser Voraussetzungen wird eine technische Erprobung freigegeben.
Vereinbarter Umfang und Grenzen
Der Workshop liefert das vereinbarte Konzept. Er baut keinen produktiven Wissensassistenten und ersetzt weder eine Rechteprüfung im Zielsystem noch einen technischen Sicherheitstest. Veranstaltungsort, zulässige Werkzeuge, benötigte Lizenzen und Reiseaufwand werden vorab festgelegt. Inhalte und Teilnahme können für vereinbarte Lernformate dokumentiert werden; daraus folgt keine externe Zertifizierung.